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Dokumentenmanagment

DMS

Alle Dokumente in einem übersichtlichem, revisionssicherem Ablagesystem.

Kein Papier mehr erforderlich.

Auszug aus Wikipedia:

Dokumentenmanagement im engeren Sinne

Auf einem Dateiserver kann der Anwender eine Suche nur über Attribute wie Dateiname, Dateiendung, Größe oder Änderungsdatum realisieren. Beim datenbankgestützten Dokumentenmanagement hingegen stehen im Datensatz zu einem Dokument beliebige Felder für Metadaten oder zur Verschlagwortung zur Verfügung, so z. B. für numerische Werte wie Kunden- oder Auftragsnummer. So gekennzeichnete Dokumente sind über mehr Informationsfelder recherchierbar, als sie ein Dateiserver zur Verfügung stellt. Wesentliche Eigenschaften sind visualisierte Ordnungsstrukturen, Checkin/Checkout, Versionierung sowie datenbankgestützte Metadatenverwaltung zur Index-gestützten Dokumentensuche.

Unter den klassischen Dokumentenmanagementsystemen im engeren Sinne[3] sind Lösungen zu verstehen, die aus der Notwendigkeit entstanden sind, Verwaltungsfunktionen für große Dateibestände zur Verfügung zu stellen. Hierzu rechnet man

Compound Document Management,
Electronic Filing und
dynamische Ablagesysteme zur Verwaltung des Lebenszyklus der Dokumente vor der elektronischen Archivierung.[4]

Umfang und Funktionalität klassischer Dokumentenmanagementsysteme sind annähernd in der Norm ISO 10166 DFR Document Filing & Retrieval definiert, die jedoch keine Bedeutung erlangte.[5]

Eine wesentliche Anwendung des Dokumentenmanagements im engeren Sinn ist die elektronische Akte, in der aus verschiedenen Quellen Informationen zusammengeführt werden. Geschieht dies zur Laufzeit und gesteuert durch die Auswertung von Attributen der Dokumente und Dokumentenklassen wie Berechtigungen oder Statusmerkmale, spricht man von der „virtuellen Akte“, die dynamisch als Sicht (engl. view) generiert wird.

Zur Abgrenzung klassischer Dokumentenmanagement-Produkte von Produkten für Document Imaging, Verwaltung von Arbeitsabläufen (engl. workflow management) und Groupware spricht man auch von Compound-Document-Management-Lösungen. Sie werden z. B. zum Produktdatenmanagement, Digital Asset Management und zur Verwaltung von Dokumenten aus Büroanwendungen eingesetzt. Dokumentenmanagement im engeren Sinn ist als Enterprise Content Management System eine Komponente der übergreifenden Strategie des Enterprise Content Management (ECM).[6]
Dokumentenmanagement im weiteren Sinn.

Unter einem Dokumentenmanagementsystem im weiteren Sinn[7] werden verschiedene Systemkategorien und deren Zusammenspiel verstanden wie

Dokumentenmanagement im engeren Sinn (s. o.),
Bürokommunikation,
Document Imaging,
Scannen,
Computer Output on Laserdisk (COLD),
Verwaltung von Arbeitsabläufen (Workflow-Management),
Groupware und
elektronische Archivierung.

Die unterschiedlichen Dokumenten-Technologien sind in starkem Maße voneinander abhängig, der Einsatz einer Komponente ist im Allgemeinen nicht ohne den Zugriff auf andere Komponenten sinnvoll. Allen Produktkategorien ist gemeinsam, dass unterschiedliche Arten von Dokumenten – gescannte Faksimiles, Faxeingang, Dateien aus Büroanwendungen, Multimediaobjekte usw. – datenbankgestützt und unabhängig von herkömmlichen hierarchischen Dateimanagern verwaltet werden. Der Einsatz von Datenbanken erlaubt die Handhabung großer Datenmengen und einen direkten Zugriff auf einzelne Dokumente und Dokumentengruppen. In diesem Zusammenhang ist zum Beispiel der Bereich Imaging (Erfassung, Darstellung und Ausgabe von gescannten Dokumenten) unter dem Gesichtspunkt zu betrachten, dass es sich hierbei nur um eine spezielle Art von Dokumenten handelt. Die elektronische Archivierung wird dem Umfeld Dokumentenmanagement zugerechnet. Dokumentenmanagement im weiteren Sinn wird im deutschsprachigen Raum häufig mit Enterprise Content Management (ECM) gleichgesetzt.[8]

Immer häufiger werden Dokumentenmanagementsysteme als Informationsbasis für Organisationsprogramme eingesetzt. Dies ist als Konsequenz der Bereitstellung von Dokumenten für einen großen Benutzerkreis – beispielsweise ein ganzes Unternehmen – zu sehen. Die Erledigung von Geschäftsprozessen wird in unmittelbarem Zusammenhang mit den entsprechenden Dokumenten ermöglicht. Den Zugang zu den dafür notwendigen Daten wird allen mit der Bearbeitung betrauten Stellen gleichzeitig gewährleistet. Die Erledigung der Aufgaben, Aufträge usw. wird damit in logischer und zeitlicher Abfolge als Arbeitsablauf unterstützt. Ein Berechtigungssystem, das die Zugriffe auf einzelne Dokumente und Geschäftsprozesse verwaltet, ist hierfür einzurichten, um möglichen Missbrauch zu vermeiden.
Was ist ein elektronisches Dokument?
Dokument

Mit Dokumentenmanagementsystemen werden elektronische Dokumente verwaltet.[9] Der Begriff Dokument wird heute noch sehr unterschiedlich interpretiert. Im Angelsächsischen wird er häufig für Textdateien verwendet. Dies zeigt sich zum Beispiel deutlich an der verwendeten Endung ”.doc” für Dateinamen von Textdokumenten. Es wird daher auch zwischen „Document Imaging”, der Verwaltung von gescanntem Schriftgut, und „Document Management”, der Verwaltung von bereits digital erzeugten Texten unterschieden.

Im Deutschen hat der Begriff des Dokuments einen konkreten Bezug zu papiergebundenem Schriftgut. Unter einem Dokument wird häufig auch ein Schriftstück mit hoher inhaltlicher Qualität und rechtlicher Bedeutung verstanden. Das Dokument wird nah an die im Gesetz verankerte Urkunde gerückt. Dies zeigt sich besonders in abgeleiteten Begriffen wie „Dokumentenechtheit“. Deutsche Anwender denken daher beim Begriff Dokumentenmanagement zunächst an gescanntes Schriftgut und bewegen sich damit nur in einem Teilgebiet dieser Technik. Im angloamerikanischen Sprachraum entspricht dem inhaltlich/rechtlich definierten Dokument der Begriff „Record“. „Records Management“ wird daher dort auch nicht mit „Document Management“ gleichgesetzt.[10]

Der Begriff „elektronisches Dokument“ bezieht sich im Prinzip auf alle Arten von schwachstrukturierten oder unstrukturierten Informationen, die als geschlossene Einheit in einem EDV-System als Datei vorliegen.[11] Es kann ein gescanntes Faksimile oder ein digital übermitteltes Fax, aber auch eine Datei aus einem Textverarbeitungsprogramm, ein Datenbankauszug oder eine Liste sein. Bei Dokumenten, die aus einem analogen Format, wie etwa Papier oder Sprache, durch Digitalisierung erfasst wurden und als nicht direkt auswertbarer Datenstrom oder Bild vorliegen, spricht man von Nicht-codierter Information (NCI). Bei Dokumenten, die durch Zeichensätze kodiert sind und von Programmen direkt ausgewertet werden können, spricht man von Codierter Information (CI). Durch Techniken wie OCR werden NCI-Dokumente in CI-Dokumente überführt.

Eine weitere Quelle für den Begriff „Dokument“ in Zusammenhang mit Dokumentenmanagement-Systemen ist die Bezeichnung „Dokumentation”, die sich auf eine Zusammenstellung von Dokumenten zu einem bestimmten Sachverhalt bezieht. Einige „klassische” Dokumenten-Management-Systeme verfolgen daher auch das Ziel, aus verschiedenen Einzelkomponenten, die in unterschiedlichen Versionen vorliegen können, zu einem definierten Zeitpunkt eine in sich geschlossene, aktuelle Dokumentation zusammenzustellen.[12]

Aus den verschiedenen Ursprüngen des Begriffs Dokument wird auch verständlich, wie sich bei Anbietern und Anwendern Missverständnisse hinsichtlich der unterschiedlichen Bedeutungen ergeben konnten.[13] Wichtig ist daher zu ermitteln, welche Dokumente in eine Dokumentenmanagement-Lösung überführt werden sollen und wie sie physisch, formal und inhaltlich aufgebaut sind. Ausschlaggebend für die Verwaltung ist ferner der Nutzungs- und Rechtscharakter der Dokumente: dynamische, in Bearbeitung befindliche Textdateien sind von unveränderbar und langfristig aufzubewahrenden Dokumenten zu unterscheiden.

Ein Dokument hat daher in der Regel folgende Merkmale:[14]

physische Eigenschaften (Papier, Datei),
formale Eigenschaften (Aufbau, Gestaltung),
Ordnung (fachliche Zugehörigkeit, Reihenfolge, Version, Einordnung in einen Aktenplan),
Inhalt (inhaltlicher Bezug),
Charakter (Archivierungswürdigkeit, Aufbewahrungsverpflichtung, Rechtscharakter, Bearbeitungsmöglichkeiten),
Zeit (Erzeugungsdatum, Verfallsdatum, letzte Benutzung),
Erzeuger (Absender, Ersteller, Autor),
Nutzer (Empfänger, berechtigter Bearbeiter, Leser, letzter Bearbeiter).

In der Regel ergeben sich alle diese Merkmale aus dem Dokument selbst. Sie werden in DV-Systemen für die Verwaltung, den Zugriff und die Bereitstellung genutzt. Aus ihnen ergeben sich auch die Schutz- und Suchmerkmale für das Dokumentenmanagementsystem. Attribute wie „Ordnung” oder „Charakter”, die für alle Dokumente einer Klasse gelten, z. B. Aufbewahrungsfristen, Vernichtungszeitpunkte, gemeinsame Schlagworte, Berechtigungen etc., können über Dokumentenklassen vererbt werden.

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